ERP : Solution TIC pour la gestion des entreprises africaines

Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou encore en français PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un outil TIC de gestion de toutes les données fonctionnelles d'une entreprise. C’est un progiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise intégrant les fonctions comme la gestion des ressources humaines, la gestion financière et comptable, l’aide à la décision, la vente, la distribution, l’approvisionnement, la production ou encore du e-Commerce.

Avec les TIC, le fonctionnement des entreprises en interne et leur relation avec le monde externe exigent plus d’efficacité et de dynamise, surtout pour les entreprises prestataires (Grandes firmes et PME/PMI).  Une entreprise qui se veut au point commercialement, financièrement, administrativement et surtout technologique a besoin d’outils d’intégration ERP. Le fonctionnement et la suivie de l’entreprise en dépend énormément. Les entreprises africaines se doivent d’adhérer à cette optique plus tôt avantageuse et révolutionnaire car la gestion d’une structure homogène s’avère plus fluide lorsqu'elle repose sur l’utilisation des PGI/ERP. 

Personnellement, je vois l’avenir des entreprises africaines en rose si elles s’y mettent d’une manière prompte et objective. D'autant plus que de nos jours les soucis de coûts, de déploiement et de support ne se posent plus. En plus avec l’utilisation des ERP libres (ERP open source) et leur adaptation (programmation avancée) aux besoins i.e. la personnalisation, les entreprises africaines n’auront rien à envier aux autres qui bien sûr ont de l’avance avec l’utilisation des ERP.

Il ne s’agirait pas d’avoir plus d’un ERP à des coûts exorbitants, sans support ou sans suivi et finalement ne pas en gagner grande chose. Mais il faudrait étudier les besoins internes et externes des entreprises suivant leur organisation, leurs prestations, leurs clientèles bref la chaîne de production de l’amont à l’aval. Ensuite évaluer les besoins et choisir l’ERP adéquat et les modules utiles.

On a deux types d’ERP :

• ERP propriétaire, l’utilisation nécessite une licence commerciale
• ERP libre, accessible gratuitement

 Caractéristiques des ERP 

• Fonctionnalités d’intégration modulaires
• Exploitation et gestion de ressources centralisées
• Capacité de paramétrage disponible
• Outil de décision et de prévision (reporting)
• Architectures logique et physique ouvertes (possibilité d’extensions)

Architecture des ERP

Notons deux types d'architectures ERP :

• Architecture Logique, axée sur les besoins de support aux utilisateurs finaux.
• Architecture Physique, axée sur l'efficacité du système bref le côté IT.

Architecture Logique

Architecture Physique

  Les Modules des ERP

• RH : Personnel, Outsources et patrimoines
• Finance : Audit, contrôle de gestion et des prévisions concernant les objectifs de l’entreprise
• Comptabilité : Gestion du plan comptable, bilan, fiscalité de l'entreprise
• Logistique : Achats, Ventes - POS (Point Of Sale) et gestion de stocks et production (SCM, Supply Chain Management en français GCL, Gestion de la Chaîne Logistique)
• e-Commerce : Gestion Relation Client et Partenaire (CRM, Client Relation Management), e-mailing, offres et campagnes marketing, appels téléphoniques, SMS ...
• Business Intelligence : Reporting et analyses des données
• Gestion des projets :  gestion des tâches et timing, Reporting pour analyser la rentabilité des projets
• CMMS (Computerized Maintenance Management System) : GMAO, Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur servant de référentiel d'opérations de maintenance

Retour sur investissement

• L'économie de ressources opérationnelles, grâce à l'élimination des efforts redondants et des données dupliquées.
• L'augmentation de la capacité de ventes grâce à la rationalisation de la production.
• L'amélioration de la réactivité de la production vis à vis de la demande ou au contraire la meilleure adéquation de la stratégie marketing en fonction des capacités de production.
• L'augmentation du volume des ventes par l'amélioration de la relation clients et une politique de prix optimisée dynamiquement voire en temps réel.
• L'optimisation des approvisionnements : diminution des stocks inutiles et meilleures stratégies d'achats.
• Une plus grande satisfaction du personnel, des clients et des fournisseurs, grâce à des processus plus adaptés et moins de tâches rébarbatives.

Listes des ERP 

SAP

JD Edwards EnterpriseOne

Microsoft Dynamics NAV et Microsoft Dynamics AX

Sage ERP X3

Cegid

Compiere

ERP5

OpenERP

Openbravo

Dolibarr

A compléter : Wikipedia

Le choix des ERP Libres pour les entreprises africaines

Pour l'Afrique, les logiciels libres sont des aubaines qui sont négligées et font peur en matière de sécurité et d’adaptation (programmation). Mais elles demeurent des opportunités à saisir pour un simple utilisateur comme pour une entreprise qui se veut compétitive. 

Le choix des ERP open source regorge plusieurs avantages :

• Réduction des coûts : déploiement, support, extensions modulaires
• Ouverture : grâce au open, possibilités de paramétrage et d'extension sans achat de licences supplémentaires
• Compétitivité et adaptation flexible: l'entreprise est libre de personnaliser l'ERP selon le budget et les besoins immédiats
• Accessibilité libre : centralisation des ressources et fonctionnalités d'où l'indépendance et la possibilité de gérer son propre Cloud
• Intégrité et Unicité du système d'information
• Moins de ressources humaines pour l'entreprise ou l'outsourcing

Astuces pour choisir un ERP adapté 

• Analyser les processus de l'entreprise

Evaluer les différents processus qui se trouvent au sein de l'entreprise. Il revient au service Support (Desk) de l'entreprise de l'initier. Il est essentiel de connaître tous les processus primaires de l’entreprise.

• Un budget 

Planifier un budget d’implantation, de formation et de support.

• Rechercher des avis externes 

Avoir l'avis des entreprises qui en utilisent déjà et d'un ou plusieurs consultants externes. De nos jours le web est un outil très efficace pour ces genres de sondage.

• Un planning 

Etudier et respecter des délais raisonnables. Une installation d'un ERP demande au minimum 12 mois.

• Implantation

Procéder étape par étape et module par module pour une meilleure optimisation.

• Communication interne

Par des présentations et Workshops, impliquer les employés (qui utiliseront le logiciel) au processus d’implantation de l'amont à l'aval quelque soit la durée.

• Evaluer les différents coûts 

*Les coûts de migration, d'intégration et de gestion des données, d’extension (Upgrade)

*Les tests à chaque étape et en temps réel (risques et pertes) 

*La formation technique (support)

*La formation utilisateur 

*Les développements personnalisés

*Les difficultés de démarrage

*Les pertes de production lors du basculement

*les coûts post-projet et les indispensables ajustements en production (risques et pertes)